Wird eine neue Unternehmenssoftware benötigt, stehen Unternehmen vor der entscheidenden Frage, welches betriebliche Anwendungssystem die eigenen Unternehmensabläufe am besten unterstützt. Eine sorgfältige Softwareauswahl ist insofern von hoher Bedeutung. Dies gilt insbesondere für folgende unternehmenskritische Anwendungen (Auswahl):
- Software zum Managen von Kunden- und/oder Lieferanten- bzw. Partnerbeziehungen (CRM/xRM)
- Dokumentenmanagement- bzw. Enterprise Content Managementsysteme (DMS bzw. ECM).
- Produktionsplanungssysteme (PPS)
- Praxisverwaltungssoftware (PVS)
- Rechnungswesensoftware
- Warenwirtschaftssysteme (ERP)
Softwareauswahl simpel gestalten
Bei der Softwareauswahl wirkt sich für Unternehmen regelmäßig problematisch aus, dass die Märkte für jedes der oben genannten Segmente allein in Deutschland in teilweise Hunderte von Anbietern zersplittert sind. Dadurch entsteht in Unternehmen hohe Unsicherheit und nicht zu unterschätzender Aufwand. Hier kann die IM Datenschutz- und Digitalisierungsberatung gezielt Abhilfe schaffen.
Bei der Softwareauswahl wird eine Methode verwendet, die einerseits Teile des klassischen Auswahlverfahrens widerspiegelt und andererseits agile Komponenten beinhaltet, so dass je nach Größe des Unternehmens auf ein umfangreiches Lastenheft verzichtet werden kann. Dieser für KMU entwickelte Ansatz gewährleistet für Ihr Unternehmen eine kostenminimale und nachhaltig erfolgreiche Zielerreichung.
Auswirkungen für die Gesamtunternehmung/Institution
Die Auswahl der Software wirkt sich im Regelfall auch auf andere Bereiche aus. Abgesehen von den immens wichtigen Auswirkungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden die typischen IT-Bereiche regelmäßig mindestens tangiert.
Und auch im Bereich der Softwareauswahl ist die folgende Grafik als Basis sowohl für die Evaluierung von Anforderungen als auch zur Identifikation von Berührungspunkten zu anderen Unternehmensbereichen sinnvoll:
Nicht zu vergessen sind beim Einsatz neuer Software die datenschutzrechtlichen Aspekte sowie das IT-Sicherheitsmanagement. Ganzheitlich betrachtet sind die Auswirkungen so vielfältig, dass unbedingt angeraten ist, die Softwareauswahl strukturiert als Projekt zu organisieren (auch bei Kleinstunternehmen von 1-10 Mitarbeitern). Die IM Datenschutz- und Digitalisierungsberatung stellt für größere KMU gerne einen unterstützenden Mitarbeiter/einen Projektleiter zur Verfügung.
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